Rechtssichere Archivierung

Einfach wie gewohnt weiterarbeiten und trotzdem alle Dokumente revisionskonform ablegen? Mit TopKontor Handwerk ist das ab jetzt kein Problem. Mit dem neuen Modul DMS Connect bietet Ihnen TopKontor Handwerk eine direkte Schnittstelle zur Dokumenten Management Software ecoDMS One.

In TopKontor Handwerk ausgedruckte Dokumente werden vollautomatisch in ecoDMS One revisionskonform archiviert, volltextindiziert und in den jeweiligen Bereichen wie Projekt- oder Adressenstamm angezeigt und können von dort auch wieder aufgerufen werden. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung ab.

Papierdokumente können Sie mit einem Dokumentenscanner digitalisieren, über die Inbox im ecoDMS Client abrufen, zuordnen und sicher archivieren. Die Klassifizierung und Archivierung kann sogar vollautomatisch, also ohne Ihr weiteres Zutun erfolgen.

Dateien, die bereits in digitaler Form vorliegen, können Sie direkt per Drag&Drop ins Archiv ziehen. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Datei an der richtigen Stelle und für die zuständigen Mitarbeiter ab.

Komfortable Suche über alle Dokumentinhalte via Volltextsuche

Schnell ein archiviertes Dokument wiederfinden? Kein Problem. Eine automatische Texterkennung macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Sie müssen die gewünschten Suchbegriffe lediglich in eine Suchzeile eingeben und schon werden Ihnen die gewünschten Dokumente angezeigt.

Mit inbegriffen ist hierbei auch eine integrierte “Websuche”. Markieren Sie einfach auf einer Webseite oder in sonstigen Fenstern Ihres Rechner einen Begriff oder ein Phrase. Mit der Betätigung einer einfachen Tastenkombination wird diese Markierung in ecoDMS übernommen und Ihr kompletter Dokumentenstamm wird danach durchsucht. Angezeigt werden dann alle Dokumente mit einem erfolgreichen Treffer.

Mit der Erweiterung der E-Mail-Archivierung können Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive deren Anhänge langfristig und sicher in einem zentralen Archiv speichern. Die Software bietet Ihnen dabei die nötigen Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme E-Mail Archivierung. Das Programm holt die Nachrichten direkt am Mailserver ab und legt sie dann automatisch und gesetzeskonform im E-Mail Archiv ab.

Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen, arbeitet das Programm mit einem zweistufigen Archivierungskonzept, um nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen.

Ihr Auftraggeber benötigt die gesamten Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Sie müssen unternehmensrelevante Dokumente an Ihren Steuerberater senden? Legen Sie dazu einfach die gewünschten digitalen Dokumente im sogenannten Clipboard ab und versenden diese per Mail.

Sicher sind Ihre Daten auch. Denn alle Daten werden in Containern und einer SQL-Datenbank sicher verschlüsselt aufbewahrt. Alle Komponenten und somit auch der ecoDMS Server, und auch die archivierten Dateien befinden sich direkt bei Ihnen. Nicht auf fremden Servern.

Via Desktop Client, Weboberfläche, Tablet oder Smartphone können Sie in Sekundenschnelle auf Ihr Dokumentenarchiv zugreifen.

Wussten Sie, dass

• bis Sie zu 15% Ihres Umsatzes
• bis zu 45% der Gehaltskosten durch die Ablage und Dokumentensuche
• 3% aller unternehmensrelevanten Akten im Dokumentenchaos verloren gehen?

Nutzen Sie die Vorteile von TopKontor Handwerk und ecoDMS One

• Zeitersparnis bei der Ablage & Suche nach Dokumenten
• optimale Übersicht aller unternehmensrelevanter Dokumente
• standortunabhängiger Zugriff
• Datenschutz durch Zugriffsberechtigungen
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